POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Colegio Nacional de Ecólogos – COLNADE · Versión 2.0 · Vigente desde 27 de septiembre de 2026
1. Responsable del tratamiento
Colegio Nacional de Ecólogos – COLNADE, NIT 900.281.223-5, con domicilio en Popayán (Cauca), dirección Calle 3 # 5-56 Apto 302, Popayán (Cauca), correo electrónico contacto@colnade.co, teléfono 314 626 5314, sitio web colnade.co.
2. Marco normativo
Esta política se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y la Ley 1284 de 2009. Esta última asigna al Colegio Nacional de la Profesión de Ecología la expedición y el registro de las matrículas y tarjetas profesionales y el control ético y disciplinario de la profesión.
3. Definiciones
Para efectos de esta política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, en particular las de titular, dato personal, dato público, dato sensible, autorización, base de datos, tratamiento, responsable, encargado, transferencia y transmisión.
4. Principios
COLNADE aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. También aplica el principio de responsabilidad demostrada, en virtud del cual debe estar en capacidad de probar, en cualquier momento, que cumple la ley.
5. Datos que se tratan
COLNADE recolecta únicamente los datos necesarios para cada trámite:
- Identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad y copia del documento.
- Contacto: correo electrónico, teléfono, ciudad y dirección de correspondencia.
- Académicos y profesionales: título, institución de educación superior, fecha de grado, diploma, acta de grado, hoja de vida y número de tarjeta profesional.
- Soportes del trámite: comprobante del pago del trámite o del duplicado.
- Fotografía para la tarjeta profesional, tratada como dato sensible conforme al numeral 7.
- Datos de la cuenta y de trazabilidad: credenciales cifradas, fecha, hora, dirección IP, versión de los textos aceptados y registro de las actuaciones sobre cada solicitud.
- Datos de navegación: cookies, conforme al numeral 15.
Los datos se recolectan a través de los formularios de colnade.co, la cuenta del colegiado y el correo institucional. Se solicita al titular no incluir en su hoja de vida datos sensibles que no sean necesarios para el trámite.
6. Finalidades
Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:
- a) Estudiar, verificar y decidir las solicitudes de matrícula, tarjeta profesional, duplicados y certificados.
- b) Inscribir y mantener actualizado el Registro Único de Ecólogos (RUE), en cumplimiento de la Ley 1284 de 2009.
- c) Verificar la autenticidad del título ante la institución que lo expidió y ante las autoridades educativas competentes.
- d) Expedir constancias y certificados verificables mediante código QR.
- e) Ejercer las funciones ética y disciplinaria que la ley asigna al Colegio.
- f) Crear y administrar la cuenta del colegiado, incluida la actualización periódica de sus datos.
- g) Enviar comunicaciones relacionadas con el trámite, la vigencia de la tarjeta y las obligaciones gremiales.
- h) Atender peticiones, consultas y reclamos.
- i) Cumplir obligaciones contables, tributarias y archivísticas.
- j) Únicamente con autorización separada y opcional del titular: enviar información institucional, boletines, eventos y oportunidades profesionales, y publicar datos de contacto en el directorio profesional de colnade.co.
COLNADE no vende, no alquila ni cede los datos personales con fines comerciales.
7. Datos sensibles
COLNADE trata la fotografía del titular como dato sensible, en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. La fotografía se usa exclusivamente para imprimir la tarjeta profesional y no se somete a procesamiento biométrico ni de reconocimiento facial. De acuerdo con el artículo 6 de la misma ley, el titular no está obligado a autorizar su tratamiento; sin fotografía no es posible expedir la tarjeta física.
COLNADE no solicita datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, salud ni vida sexual.
8. Datos públicos y validación pública
Son datos públicos, entre otros, los relativos a la profesión u oficio de una persona. En consecuencia, la página de validación por código QR muestra únicamente el nombre, el número de tarjeta profesional, la profesión y el estado de vigencia. No expone el número completo del documento de identidad, los datos de contacto ni los documentos soporte. La consulta abierta por número de documento de identidad está deshabilitada y el certificado se descarga únicamente desde la cuenta del titular.
9. Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante COLNADE.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal que obligue a conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Mientras el titular conserve la matrícula profesional, sus datos de inscripción en el Registro Único de Ecólogos no podrán suprimirse, porque su conservación constituye un deber legal del Colegio.
10. Procedimiento para consultas y reclamos
Las solicitudes se dirigen a contacto@colnade.co o a la dirección física indicada en el numeral 1, con la identificación del titular, la descripción de los hechos y los documentos de soporte.
- Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles previo aviso al interesado (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
- Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles previo aviso al interesado (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).
- Reclamo incompleto: COLNADE requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá que desistió del reclamo.
Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o su apoderado, previa acreditación de su calidad.
11. Encargados, transmisión y transferencia
COLNADE se apoya en proveedores que actúan como Encargados del tratamiento, bajo contrato que les prohíbe usar los datos para fines propios: el desarrollador y soporte del sistema; el proveedor de alojamiento web DigitalOcean LLC (servidores en Estados Unidos); y el proveedor de correo y almacenamiento Amazon Web Services — SES (servidores en Estados Unidos).
Cuando los servidores se encuentren fuera de Colombia, la transmisión internacional se ampara en el contrato de transmisión previsto en el Decreto 1074 de 2015 o en la autorización del titular. COLNADE podrá acoger las cláusulas contractuales modelo de la Circular Externa 003 de 2025 de la Superintendencia de Industria y Comercio. No se realizan transferencias a países que no ofrezcan un nivel adecuado de protección, salvo en los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
12. Seguridad y gestión de incidentes
COLNADE aplica, entre otras, las siguientes medidas de seguridad:
- Cifrado de credenciales y de conexiones.
- Acceso a los documentos restringido al personal validador designado.
- Registro de auditoría de cada actuación sobre las solicitudes.
- Copias de respaldo.
- Prohibición de cargar datos de los titulares en herramientas externas no contratadas por el Colegio.
Los incidentes que comprometan la seguridad de los datos se informarán a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a la Circular Única. Cuando el riesgo lo amerite, también se informará a los titulares afectados.
13. Conservación
Cada tipo de información se conserva por el tiempo necesario para su finalidad:
- Datos del Registro Único de Ecólogos: mientras subsista la inscripción y, después, conforme a la Ley 594 de 2000 y a las tablas de retención documental del Colegio.
- Soportes contables: diez (10) años.
- Solicitudes negadas o desistidas y denuncias por pérdida: [plazo] años. Vencido este plazo, se suprimen.
14. Decisiones automatizadas e inteligencia artificial
Ninguna solicitud se aprueba ni se niega de forma exclusivamente automatizada. Toda decisión la adopta una persona designada por el Colegio, con lista de verificación y registro de auditoría. COLNADE atiende los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.
15. Cookies
colnade.co usa cookies propias necesarias para la sesión y la seguridad del sitio. Previa aceptación del usuario en el aviso de cookies, también usa cookies de analítica de terceros (Google). El usuario puede rechazarlas o eliminarlas desde su navegador sin afectar los trámites.
16. Menores de edad
Los trámites están dirigidos a profesionales titulados. COLNADE no recolecta intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes.
17. Área responsable
La atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo de [cargo o área responsable], a través del correo contacto@colnade.co.
18. Vigencia y modificaciones
Esta política rige desde su publicación y sustituye la versión anterior. Las bases de datos estarán vigentes mientras subsistan las finalidades que justifican su tratamiento. Los cambios sustanciales se comunicarán a los titulares antes de su aplicación y, cuando afecten la finalidad, requerirán nueva autorización. COLNADE inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando se encuentre obligado conforme al Decreto 1074 de 2015.